Claves para un buen uso del correo electrónico
Somos conscientes de tu experiencia previa en el uso del correo electrónico, pero es posible que los siguientes consejos te ayuden a hacer un uso más eficiente de esta herramienta.
1-Organiza tus correos de la bandeja de entrada por carpetas y mantén vacía la bandeja de entrada. Clasifica los correos en función de sus temáticas, importancia o remitentes.
2-Personaliza tus correos electrónicos con una firma automática para no tener que escribirla cada vez que envías un correo. Procura que la firma sea lo más descriptiva posible, con tu nombre y datos de contacto relevantes.
3-Si quieres enviar, con cierta frecuencia, correos a un grupo de contactos determinados/específicos, es recomendable agruparlos en una lista de correo para no tener que agregarlos uno a uno cada vez que has de realizar un envío.
4-No envíes mensajes a muchas personas en el campo "Para". Si envías un correo a una larga lista de personas en el campo "Para” utiliza para ello el campo CCO (copia oculta). Ten en cuenta que la difusión de dirección en el campo "Para" a personas que no habían dado su consentimiento para ello puede dar lugar a denuncias por violación del Reglamento General de Protección de Datos.
5-Incluye un "Asunto" del mensaje. Indica en el campo "Asunto" una frase descriptiva del mensaje; el asunto debe reflejar el contenido del correo de manera clara y precisa, para facilita la clasificación, recuperación y lectura al destinatario o destinataria. Además, claridad y concisión constituyen una norma elemental de cortesía.
6-Si recibes un gran volumen de correo archiva tus correos para liberar espacio.
7-Conviene vaciar la papelera a menudo ya que sus elementos consumen espacio en el correo, especialmente los archivos adjuntos muy pesados.
8-Si vas a estar varios días sin acceso a tu email, es conveniente que utilices la opción “Respuestas automáticas”, indicando cuándo volverás a estar disponible.
9-Emplea un estilo de redacción adecuado:
-La forma de redacción debe adecuarse al destinatario o destinataria. No escribas en mayúsculas ya que implica gritar.
-Utiliza los smileys (símbolos de caras) con moderación y nunca en un mensaje formal.
-Es recomendable no utilizar la arroba (@) como sustituto del género neutro.
-Si el contenido de un mensaje te irrita, no contestes de forma inmediata, haz antes una pausa. No olvides que se trata de comunicación escrita.
10-No abras ficheros que no esperas.
-Aunque procedan aparentemente de personas conocidas no debes abrir mensajes no esperados que contengan adjuntos ya que puede tratarse de virus.
-Protege tu dispositivo con un antivirus.
11-Confirma la recepción de correos importantes
-Si recibes un correo importante, responde con un simple "Recibido, gracias" para confirmar la recepción, en el caso de que tu aplicación de correo no permita ver si lo has leído.
12-Limita el tamaño de los mensajes y el uso de adjuntos.
-Cuando envíes un adjunto indica en el texto del mensaje cuál es su contenido y su propósito.
-Además, ten en cuenta que el destinatario o destinataria puede tener problemas para leerlos, bien por su excesivo tamaño o porque el tipo de fichero (.exe, rar, azw, ...) puede estar prohibido en el sistema receptor.
-Como alternativa recuerda que desde UACloud, dentro de la app Correo, dispones del servicio FileSender para transferir uno o varios ficheros de hasta 100GB. Wetransfer es otra opción para el envío de archivos de gran tamaño.
13-Respeta la privacidad de los mensajes y el destinatario o la destinataria.
-No reenvíes mensajes destinados a ti sin el permiso del remitente, sobre todo aquellos con contenido conflictivo o confidencial.
-No divulgues la dirección de una persona a terceros sin su permiso, ni publiques direcciones de correo en una web sin permiso del titular.
14-Verifica el destinatario
-Asegúrate de enviar el correo a la persona correcta y verifica siempre las direcciones antes de enviar, sobre todo cuando el contenido del mensaje es sensible o confidencial
15-Mantén el historial de conversaciones
-Cuando sea necesario, deja el historial de correos para que el destinatario pueda seguir el contexto de la conversación.
16-Elimina los correos no relevantes y organiza la bandeja de entrada
-Mantén tu bandeja de entrada organizada eliminando correos innecesarios y clasificando los importantes en carpetas.
EVITAR EL SPAM
Utilizamos la palabra “spam” para hablar de la inundación de correos electrónicos y otros mensajes que nadie ha pedido.
geralt / pixabay
El Spam o correo basura es el conjunto de mensajes publicitarios que son enviados de forma masiva a un número elevado de usuarios o usuarias al mismo tiempo, sin ser solicitados y que perjudican o interfieren con el resto de mensajes recibidos.
Normalmente son recibidos por correo electrónico, pero también pueden ser enviados por otros medios, como el teléfono, la mensajería electrónica o actualmente las redes sociales.
CÓMO EVITAR EL SPAM Y PROTEGER TU BANDEJA DE ENTRADA
El spam, además de resultar molesto, también puede llegar a vulnerar tu seguridad y privacidad. Por ello, te recomendamos:
- Utiliza la función de spam de tu cliente de correo electrónico. Casi todos los proveedores de correo tienen un botón para poder denunciar un mensaje como spam. Así conseguirás que los correos no deseados vayan a la carpeta de SPAM.
- Bloquea los correos electrónicos no deseados; eso impide que el spam llegue a esa dirección de correo electrónico de forma permanente, pero hay que tener cuidado al hacerlo, porque al abrir ciertos mensajes de spam se puede provocar una avalancha de nuevos correos no deseados procedentes de otras cuentas de spam.
- Revisa regularmente la carpeta de Spam, pues a veces los correos legítimos pueden acabar en esa carpeta (por ejemplo, cuando desde una dirección de email realiza envíos masivos de email).
- Personaliza adecuadamente los filtros de Correo No Deseado para que los correos sospechosos sean etiquetados como spam, pero que no incluyan correos significativos.
- Crea una dirección de correo secundaria/alternativa para tus actividades en Internet (compras, suscripciones…) pero nunca utilices tu correo académico UA. De esta forma podrás reducir el volumen de correo de tu buzón de correo en la UA, manteniendo este para sus fines adecuados.
- Desactiva la carga automática de imágenes: Las imágenes incrustadas en los correos pueden informar a los spammers de que tu dirección es válida cuando se descargan automáticamente. Desactiva esta opción.
- No intereactúes en modo alguno con el spam. Esto se aplica a todo tipo de spam, no solo a los correos electrónicos. No hagas clic en enlaces, no descargues archivos adjuntos y nunca respondas a los spammers.
- No publiques en Internet tu información de contacto, ni facilites tu cuenta de correo a desconocidos.
- Desconfía de los correos de remitentes desconocidos. Ante la duda, elimínalos directamente.
- Facilita tu dirección de correo-e con moderación. No proporciones tu dirección de correo UA en webs de dudosa confianza o que puedan enviarte publicidad no deseada. Cuidado al rellenar formularios para no indicar sin saberlo que quieres recibir publicidad.
- Cuando reenvíes mensajes a múltiples destinatarios o destinatarias utiliza siempre la copia oculta (CCO ó BCC) para introducir las direcciones de correo electrónico.
- Usa servicios cifrados de correo electrónico para comunicaciones sensibles. (como Proton Mail). Esto dificultará que los spammers accedan a tus datos. Aunque GMail cifra los correos durante el envío a los servidores con el cifrado estándar TLS (Transport Layer Security), no respeta la privacidad de los mismos.
