BONES PRÀCTIQUES PER A GESTIONAR LA TEUA INFORMACIÓ DIGITAL

A continuació, t'indiquem una sèrie de consells que et resultaran molt útils:

Estableix regles per a emmagatzemar i gestionar la informació digital

I sigues molt escrupolós a l’hora de seguir-les; t’adonaràs dels beneficis a llarg termini.

Processa la informació amb regularitat

Intenta processar les noves entrades d’informació regularment, de manera ideal sobre una base setmanal. Si uses un servei read-it-later, com els que veurem a continuació, no deixes que la informació s’acumule sense etiquetar-la i organitzar-la. Recorda que, com més temps ho deixes, més inútil és el contingut que no es pot recuperar correctament.

Usa un gestor de referències per a la teua documentació acadèmica

Eines com Zotero o Mendeley són imprescindibles per a organitzar articles acadèmics, citar i crear bibliografies.

Guarda tots els teus documents en una mateixa ubicació (si és possible)

I que aquesta ubicació estiga en el núvol, o en local amb còpia de seguretat en el núvol. Si no és possible guardar tota la teua informació en una mateixa ubicació per la seua extensió, tingues una ubicació principal per als teus documents més usuals (els que uses més sovint), els que pugues necessitar i els més importants.

Codifica els noms dels documents amb data invertida, i afegeix un número de versió si fora necessari

D’ aquesta manera, en ordenar-los alfabèticament, els documents quedarien automàticament ordenats per data.

Si vols conservar diverses versions d’un document (per a comprovar la seua evolució o el seu progrés al llarg del temps) pots afegir-hi els números de versió successius [_v02, _v03, _v04]

Utilitza noms breus, descriptius i/o autoexplicatius

És fonamental utilitzar noms descriptius o explicatius a l’hora d’organitzar arxius digitals i carpetes. Per a això:

• Sigues tant breu com pugues.
• Separa les paraules amb guions baixos.
• Evita utilitzar tant accents com lletres no incloses en l’ alfabet anglès (ñ, ç).

Afegir el curs és interessant per si repeteixes l’assignatura, o has aconseguit apunts d’altres cursos. Així el material quedarà perfectament identificat.

Guarda els teus documents digitals en la seua carpeta corresponent des del principi

...o tan prompte com siga possible.

És molt important que crees l’hàbit de guardar tota la teua informació digital en la seua ubicació correcta des del primer moment. No caigues en la temptació d’amuntegar-la en una carpeta en local per a pujar-la quan tingues temps. Si, a més, deixes la informació sense codificar d’acord amb les senzilles regles que t’hem indicat adés, en un parell de setmanes pots trobar-te amb un greu problema organitzatiu, amb desenes d’arxius que no saps molt bé de què són i que hauràs d’obrir i revisar amb la consegüent pèrdua de temps.

Sigues molt disciplinat amb les teues còpies de seguretat

Procura tenir tots els teus arxius locals resguardats i sincronitzats amb la seua corresponent còpia en el núvol. Et permetrà poder accedir a tota la teua informació si els arxius locals es corrompen, si el teu disc dur falla o si et furten el portàtil. El recurs a aplicacions com Dropbox, Google Drive o solucions similars és del tot recomanable.

Repassa setmanalment el teu escriptori i/o les carpetes locals de documents

Hauries de tenir còpia de seguretat en el núvol de la teua ubicació habitual de treball, però pot ser que hages deixat arxius o documents en el teu escriptori o en un USB. Repassa aquestes ubicacions i copia tota la informació que hi haja al núvol o al teu directori habitual de treball, perquè se sincronitze amb la teua còpia de seguretat.

No esborres res

Aquesta és una regla d’or que recomanem seguir, sempre que tingues prou espai per a fer-ho (i si no, l’amplies): no esborres res. Deixa els arxius obsolets, antics o que ja no uses en ubicacions adequades per a fer-ho.